7 Tipps für die Videokonferenz: Das musst Du unbedingt beachten!

Homeoffice statt Büro, Videokonferenz statt persönlichem Meeting - unser Arbeitsalltag hat sich durch die Coronapandemie verändert. Damit der Austausch per Videocall mit den Kolleginnen und Kollegen auch jetzt gut klappt, gibt es einiges zu beachten. Wir haben für Euch sieben Punkte zusammengestellt, auf die Ihr achten solltet.

 

In vielen Firmen sind Videokonferenzen inzwischen nicht mehr wegzudenken. Durch die steigende Nachfrage tummeln sich inzwischen viele Anbieter am Markt. Dazu gehören zum Beispiel Skype, GoToMeeting, Microsoft Teams oder Zoom. Ganz gleich welches Tool in Deiner Firma genutzt wird, die Benimmregeln für Videokonferenzen sind gleich:

Tipp 1: Eine gute Vorbereitung zählt

Schon Konfuzius wusste: "In allen Dingen hängt der Erfolg von den Vorbereitungen ab." Deshalb prüfe Deine Technik vor der Videokonferenz. Nicht kurz vor knapp, sondern ruhig ein paar Minuten vor dem Termin. Dann hast Du noch genügend Zeit, um technische Fehler zu beheben. Stelle vor dem Videocall sicher, dass alles funktioniert und der Akku von Deinem Laptop oder Deinem Smartphone aufgeladen ist. Lege Dir auch die Unterlagen für den Termin griffbereit. Dann kannst Du im Gespräch schnell darauf zugreifen und musst nicht erst noch danach suchen.

Tipp 2: Virtuellen Schreibtisch aufräumen

Wenn Du in dem virtuellen Meeting Deinen Desktop mit Kollegen teilst, solltest du ihn vorher aufräumen. Unordentliche und unübersichtliche Desktops mit vielen Icons erwecken keinen professionellen Eindruck oder verraten sogar mehr, als Dir lieb ist.

Tipp 3: Trage Businesskleidung

Auch für das virtuelle Meeting gilt die Businessetikette. Ziehe Dich so an, wie Du auch ins Büro gehen würdest. Das gilt mindestens für den Bereich, der von Deiner Webcam erfasst wird. Es zeigt Respekt und Seriosität gegenüber den Teilnehmern.

 

Tipp 4: Minimiere Hintergrundgeräusche

Der Klassiker, den sicher jeder schon erlebt hat: Das Handy klingelt, während Du mit Deinem Chef über ein wichtiges Thema sprichst. So eine Unterbrechung stört und verärgert auch andere Teilnehmer einer Videokonferenz. Schalte Dein Telefon vor der Besprechung auf stumm. Reduziere auch andere Hintergrundgeräusche, um möglichst ungestört zu sein. Stell dein Mikrofon stumm, wenn Du selbst nicht mehr sprichst. So vermeidest Du ebenfalls unnötige Hintergrundgeräusche.

Tipp 5: Halte Blickkontakt

Die Gesprächsteilnehmer sollten sich auch bei einem Videocall in die Augen sehen. Daher solltest Du Deine Kamera vor der Videokonferenz so einstellen, dass Du auf Augenhöhe in die Kamera blickst. So fühlen sich die anderen Teilnehmer angesprochen.

Achte auch auf den Ausschnitt der Kamera: Wähle einen neutralen oder möglichst leeren Hintergrund. Also nicht den vollgestopften Bücherschrank hinter Deinem Rücken, der lenkt die anderen Teilnehmer eher ab.

Tipp 6: Sprich klar und deutlich

Es hat sich bewährt, vor dem offiziellen Beginn eines Videocalls zu fragen, ob alle gut hören. Für den Erfolg eines Videomeetings ist es sehr wichtig, von jedem verstanden zu werden. Sprich langsam und deutlich, damit Dich alle Zuhörer verstehen. Vermeide aber Monologe und lass die anderen Teilnehmer ausreden. In sehr großen Gruppen hat es sich bewährt, eine Moderatorin oder einen Moderator zu bestimmen und Wortmeldungen über die Chatfunktion anzukündigen.

Tipp 7: Kein Multitasking

Erledige nebenher keine weiteren Aufgaben, wenn Du gerade nicht aktiv im Gespräch beteiligt bist. Deine Kollegen werden es merken und fühlen sich gestört oder noch schlimmer: respektlos behandelt. Fokussiere Dich auf die Videokonferenz und folge dem Gespräch. Erledige Aufgaben wie das Lesen Deiner E-Mails besser nach dem Call.