Die „Holen Sie mal Kaffee“-Falle

Der erste Tag im neuen Job, und das erste, was der Chef fragt: “Können Sie mir bitte einen Kaffee holen?” Der blanke Horror!. Susanne K. ist genau das passiert. Kaum hat sie an ihrem ersten Arbeitstag in der Personalabteilung ihren Computer angestellt, kam genau diese Bitte vom Chef. Wurde sie da gerade von der geschätzten Fachkraft zum Serviermäuschen degradiert? So hatte sich Susanne ihren Job eigentlich nicht vorgestellt.

 

Susanne K. ist kein Einzelfall. Viele Berufsstarter stellen oft fest, dass ihnen Aufgaben zugeteilt werden, die nichts mit ihrer eigentlichen Position zu tun haben. Experten reden in solchen Fällen von der Gefälligkeitsfalle. Dabei geht es längst nicht immer um Kaffee. Auch Kollegen nutzen gerne die Gefälligkeitsfalle aus. Projekte werden abgetreten oder unbeliebte Aufgaben delegiert.

Vor allem Frauen tappen immer wieder in diese Falle. Sie unterschätzen häufiger ihre eigenen Fähigkeiten als Männer und sind empfänglicher für die emotionale Ebene solcher Anfragen. Männer lassen Druck, Schmeicheln und vermittelte Schuldgefühle eher an sich abprallen und grenzen sich ab.

Aber wie reagiert man, wenn die „Holen Sie mal Kaffee“-Falle zuzuschnappen droht? Prinzipiell ist der Fall klar: In Susannes Stellenausschreibung stand, dass sie ihren Qualifikationen entsprechend im Haus Aufgaben übernehmen soll. Zum Kaffeeservieren war sie nicht angeheuert worden. So eine Anfrage muss man nicht stillschweigend hinnehmen und akzeptieren.

Einfach ging ihr ein Nein nicht über die Lippen – schon gar nicht am ersten Tag. Doch hätte sie Ja gesagt, wäre es fatal gewesen. Denn sind erst einmal Grenzen gesetzt, lassen diese sich nur schwer wieder verschieben. In Susannes Fall: Wird sie ihrem Chef einmal einen Kaffee holen, wird er sie immer wieder darum bitten. Und wenn die Kollegen merken, dass sie ungeliebte Aufgaben bei Susanne abladen können, wird auch das in Zukunft immer wieder passieren.

Um nicht in die Kaffe-Falle zu tappen, muss man sich deshalb eines klarmachen: Wir können nicht Eyerybody’s Darling sein. Es geht bei der Arbeit nicht nur darum, als nett empfunden zu werden. Ernst genommen zu werden ist mindestens genauso wichtig. Und dafür muss man an den richtigen Stellen auch mal Nein sagen.

Wie sagt man am besten Nein?

Doch dieses kleine Wort breitet oft die größten Schwierigkeiten. Am einfachsten ist es, das Nein ganz nüchtern und sachlich zu begründen. Man sollte klarstellen, dass es nicht um Persönliches geht, sondern die Absage rein professionell begründet ist. Dabei ist es hilfreich, beispielsweise auf negative Konsequenzen hinzuweisen. Wenn Kollegen Aufgaben abwälzen möchten, muss verdeutlicht werden, dass dann andere Projekte nicht mehr fristgerecht erledigt werden können - Projekte, die ihnen auch wichtig sind. Hilfreich ist auch, Alternativen anzubieten: „Diese Woche geht es bei mir gar nicht, aber in zwei Wochen hätte ich Zeit...“ Das zeigt, dass man seine eigenen Aufgaben im Blick hat und dass man Selbstmanagementkompetenz besitzt. 

Dabei ist natürlich auch die Körpersprache wichtig. Ein halbherziges Nein wird nicht ernst genommen. Am besten kurz Luft holen, den Körper aufrichten und wenn man beispielsweise gerade am Schreibtisch sitzt, beide Füße fest auf den Boden stellen. Diese Standfestigkeit spiegelt sich auch in den Worten.

Und im Fall von Susanne? Sie hat freundlich darauf hingewiesen, dass es nicht zu ihren Aufgaben gehöre, Kaffee zu holen, aber gerne einmal eine Ausnahme mache. Genau in diesem Moment ist ihr Vorgesetzter sich darüber im Klaren gewesen, dass er eine Grenze überschritten hat. Susannes Rückgrat hat ihm schlussendlich gezeigt, dass die neue Kollegin weiß, was ihre Arbeit wert ist und sich nicht so einfach ausnutzen lässt.