Die Macht der Assistenten

Haben Sie schon mal überlegt einen Job als Team- oder Geschäftsführungsassistent/in anzunehmen? Das ist Ihnen zu einfach? Nicht genug Verantwortung? Dann unterschätzen Sie die Assistenten gewaltig. Und damit sind Sie nicht allein. Dass Assistenten verkannt werden, liegt schon allein an der Jobbezeichnung. Sie verrät nur, dass der Assistent dafür da ist, andere zu unterstützen. Was viele nicht wissen: Ein guter Assistent ist a) ein wahres Multitalent und hat b) ziemlich viel Einfluss in seinem Unternehmen.

 

Assistentin

 

 

Der Assistenzjob unterscheidet sich allerdings von Arbeitgeber zu Arbeitgeber. Berufsbezeichnungen wie „Assistent/in“ oder „Sekretär/in" sind nicht geschützt und werden unterschiedlich angewendet. Zudem hat sich der Job über die letzten Jahrzehnte stark verändert. Zu den klassischen Assistenz-Aufgaben gehören Korrespondenz, Terminplanung, Beschaffung von Büromaterialien oder das Schreiben von Protokollen. Je nachdem, wie die Aufgaben im Unternehmen verteilt sind, können aber auch noch ganz andere Dinge dazukommen wie:

 

  • Organisation von Geschäftsreisen
  • Planung von Veranstaltungen, z.B. Raumbeschaffung, Catering
  • Betreuung und Bewirtung von Gästen im eigenen Haus
  • Erstellen von Präsentationen
  • Recherchen, z.B. im Internet
  • Pflege von Datenbanken, z.B. mit Kundenadressen

Die Liste ließe sich nahezu beliebig fortsetzen. Die Vielfalt der Aufgaben führt dazu, dass Assistenten heute oft als Office Manager bezeichnet werden. Das Tätigkeitsprofil hängt stark davon ab, welche Qualifikationen der Mitarbeiter mitbringt. Und davon, welche Aufgaben der Chef und die anderen Kollegen delegieren möchten. Weil das Profil nicht einheitlich ist, liegt es auch an jedem einzelnen Assistenten, was er aus seinem Beruf macht. Wer von sich aus die Bereitschaft äußert, bestimmte Tätigkeiten zu übernehmen, kann seinen Job aktiv mitgestalten. Das lässt sich über viele andere Jobs nicht sagen.

Eines, über das mit Sicherheit alle Assistenten verfügen: Insiderwissen. Und Wissen ist bekanntlich Macht. Sie sitzen oft am Empfang oder im Vorzimmer des Chefs. Sie treffen täglich viele Mitarbeiter, Kunden und Geschäftspartner persönlich oder sprechen mit ihnen am Telefon. Oft sitzen sie in wichtigen Verhandlungen als Protokollanten mit am Tisch. Sie sind zwar nicht direkt in wichtige Unternehmensentscheidungen eingebunden. Aber sie bekommen automatisch vieles mit, was anderen Mitarbeitern vorenthalten bleibt – und sei es nur zwischen Tür und Angel. Das führt bei vielen Assistenten dazu, dass Kollegen oder auch der Chef sie gerne um Rat fragen. So haben sie indirekt doch mehr Einfluss, als man ihnen auf den ersten Blick zutraut.

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