Gekonnt auf der E-Mail-Welle surfen

Der erste Tag nach dem Urlaub zurück im Büro ist für viele Arbeitnehmer purer Stress. Anstatt mit der Arbeit beginnen zu können und liegengebliebene Aufgaben anzugehen, steht man zunächst vor einer ganz anderen Herausforderung. Kaum hat man seinen Computer hochgefahren, warten auf den Urlauber hunderte ungelesene E-Mails. Diese alle zu beantworten, nimmt häufig mehrere Stunden in Anspruch.

 

 

Um die Bearbeitung der elektronischen Post führt kein Weg vorbei. Wichtig ist aber, dass Sie sich damit nicht zu sehr unter Druck setzen. Wir zeigen Ihnen, wie Sie dieses E-Mail-Chaos am einfachsten und effizientesten sortieren und wegarbeiten. Mit den richtigen Tipps lernen Sie auf der E-Mail-Welle zu surfen und nicht unterzugehen. Bald schon können Sie mit Ihren eigentlichen Aufgaben beginnen. 

Genug Zeit ist das A und O

Wichtig ist zunächst, dass Sie genügend Zeit für die Bearbeitung der E-Mails einplanen. Gehen Sie nicht davon aus, am ersten Arbeitstag direkt wieder mit Ihren eigentlichen Aufgaben beginnen zu können. Über den Urlaub hat sich viel angesammelt, das nun Ihre Aufmerksamkeit verlangt.

Einen Weg durch das Chaos

Schon nach dem Öffnen des E-Mail-Fachs wird einem ganz unwohl. Hunderte von E-Mails befinden sich ungeordnet im Posteingang. Aber wie soll man diese nun alle bearbeiten und beantworten? 

Als erstes müssen alle E-Mails gesichtet und sortiert werden. Um eine strukturierte Übersicht zu erhalten, ist es sinnvoll verschiedene Unterordner in dem Posteingang einzurichten. Somit können Sie alle bisher ungelesenen und unbearbeiteten E-Mails ordnen. 

Ihre Unterordner könnten zum Beispiel so aussehen:

  1. Beantworten – In diesem Ordner legen Sie alle E-Mails ab, die von Ihnen eine Antwort verlangen.
  2. Aufgabe – Hier werden alle E-Mails abgelegt, die zwar nicht beantwortet werden müssen, aber eine Bearbeitung erfordern.
  3. Ablage – Unter „Ablage“ werden alle E-Mails einsortiert, die wichtige Dokumente enthalten, wie zum Beispiel Rechnungen oder Zugangscodes. Diese E-Mails lösen keine Arbeit aus, müssen aber wiederauffindbar und abgelegt sein.
  4. Wissen – In diesem Ordner werden zum Beispiel Newsletter abgelegt. Der Ordner beinhaltet nützliche Informationen, die für den Moment nicht relevant sind, aber später auf jeden Fall Ihre Aufmerksamkeit verdienen. Newsletter müssen nicht sofort gelesen werden, sondern erst wenn Zeit dafür ist.

Erst sichten, dann arbeiten

Nachdem Sie sich Unterordner angelegt haben, können Sie sich der Strukturierung der E-Mails widmen. Zunächst sollten Sie die Liste der E-Mails systematisch abarbeiten. Beginnen Sie mit den aktuellsten. Somit wird deutlich, ob sich einige ältere E-Mails bereits erledigt haben. Seien Sie konsequent und lesen Sie nur die Überschrift und die ersten drei, vier Sätze jeder E-Mail. Irrelevante Nachrichten sollten direkt in den Papierordner wandern. Die anderen ordnen Sie direkt einem Unterordner zu. 

Nachdem Sie alle E-Mails sortiert haben, können Sie mit den Antworten starten. Ziel ist es immer, jede E-Mail nur noch einmal anzufassen. Das bedeutet, jede E-Mail wird direkt beantwortet und nicht für später aufgeschoben. Hierbei ist Ihre Konsequenz gefragt. Wenn es Themen gibt, die nicht direkt zu beantworten sind und zunächst erarbeitet werden müssen, senden Sie dem Absender eine kleine Rückmeldung. Er soll wissen, dass Sie seine E-Mail wahrgenommen haben und sich im Laufe der nächsten Tage bei Ihm melden. Ansonsten werden alle E-Mails direkt beantwortet.

Wichtige und zeitkritische Themen priorisieren

Wenn Ihnen beim Antworten der E-Mails auffällt, dass ein Thema längst eine Antwort von Ihnen gefordert hätte oder sehr dringend ist, greifen Sie am besten zum Telefonhörer. In dringenden Fällen ist die E-Mail das falsche Medium.

Ziel in Aussicht

Nachdem Sie alle E-Mails beantwortet haben, können Sie kurz durchatmen. Im Anschluss heißt es, sich den Nachrichten zu widmen, die eine Bearbeitung durch Sie erfordern. So kann Schritt für Schritt das Chaos vermieden werden. Mit jeder Nachricht, die Sie bearbeitet haben, sehen Sie Land und meistern das Surfen auf der E-Mail-Welle.