Trotzdem kann man natürlich das Beste aus diesen Terminen machen. Aber was genau ist die richtige Strategie, um für sich selbst den besten Nutzen aus einem Meeting zu ziehen und im Nachgang auch wirklich produktiv zu arbeiten? Anbei unsere Produktivitäts-Tipps, damit das nächste Meeting für Sie ganz persönlich auf jeden Fall zum Erfolg wird.
Die wichtigste Frage ist dabei natürlich, wie Sie festhalten können, was im Meeting besprochen wurde. Sollte man aufmerksam zuhören, Stichworte mitschreiben und als Protokoll nachbereiten oder lieber gleich alles mithilfe eines Tablets oder Notebooks dokumentieren?
Schreiben oder Tippen?
Eines schon einmal vorweg – machen Sie immer handschriftliche Notizen. Tablets und Notebooks wirken bei Meetings oft als Störfaktor. Checkt der andere nebenbei heimlich seine Mails? Was tippt er da eigentlich? Solche Fragen stellen wir uns zwangsläufig, wenn unser Gegenüber nicht uns, sondern sein Display ansieht. Außerdem stellt der Bildschirm oft eine physische Barriere zwischen den Gesprächsteilnehmern dar und verhindert den Blickkontakt.
Dazu kommt, dass das Gehirn Geschriebenes besser verarbeiten kann als Eingetipptes. Dieses Phänomen kennen wir alle vom Einkaufszettel. Auch wenn der fertig geschrieben auf dem Küchentisch liegen bleibt, erinnern wir uns im Supermarkt oft an fast alles, was fehlt. Genauso ist es bei Notizen in Sitzungen. Einzelne kurze Stichpunkte genügen als Gedankenstütze, um uns an das große Ganze zu erinnern.
Handschriftliche Notizen haben noch einige weitere Vorteile. Sie fördern beispielsweise die Aufmerksamkeit. Der Geist fokussiert sich automatisch aufs Wesentliche. So können Sie sich auf die Ergebnisse, nicht auf die Diskussion konzentrieren. Zudem lassen sich wichtige Aussagen durch kleine Zeichnungen hervorheben und in einen sinnvollen Zusammenhang bringen.
Außerdem wird das Arbeiten mit Stift und Papier von den Kollegen nicht als störend, sondern vielmehr als natürlicher und selbstverständlicher Vorgang empfunden. Das fördert ebenfalls eine angenehme Gesprächsatmosphäre.
Die Nachbereitung ist entscheidend für den Erfolg
Hilfreich ist beim Mitschreiben, wenn Sie für häufig verwendete Wörter Abkürzungen festlegen. Und lassen Sie zwischen den Notizen und am Rand ausreichend Platz für Ergänzungen und Korrekturen. Für die Gliederung können Sie die Agenda der Besprechung zur Hilfe nehmen. So bleiben auch die Notizen gut strukturiert.
Doch manchmal geht es einfach zu schnell – auch wenn nur Stichworte notiert werden. Haben Sie dann keine Angst vor Rückfragen! Denn was zählt ist das Ergebnis: zum Beispiel ein Protokoll mit allen wesentlichen Punkten, das verständlich formuliert ist.
Auch wenn kein Protokoll ausgearbeitet wurde und Sie die Fakten aus dem Meeting nur für ihre eigenen Arbeit zusammengefasst haben, empfiehlt es sich, eine Liste mit anstehenden Aufgaben zu erstellen. So behalten Sie die nächsten Schritte im Blick: Mit wem muss im Anschluss geredet werden? Welche Unterlagen fehlen? Wo müssen Informationen eingeholt werden? Im Grunde ist also die Nachbereitung schon die perfekte Vorbereitung – für das nächste Meeting.
