Organisation ist alles: Wie Sie sich Ihre Arbeitszeit gut einteilen

Es gibt Tage im Berufsleben, da sitzt man plötzlich zwischen allen Stühlen. Eine neue E-Mail nach der anderen stapelt sich im Postfach, das Telefon steht auch nicht still. Vorgesetzte, Kollegen, Kunden – alle wollen gleichzeitig etwas, und das natürlich möglichst sofort. Wo fängt man an? Wie bewahrt man die Ruhe?

 

Joblog Zeitmanagement

 

Zunächst mal ist es gut zu wissen: Das geht nicht nur Ihnen so. 2013 ermittelte eine YouGov-Studie, dass mehr als jeder dritte Erwerbstätige unter starken Zeitdruck auf der Arbeit leidet. Umso mehr brauchen Arbeitnehmer Strategien, wie sie mit diesem Druck umgehen. Das lässt sich zusammenfassen unter dem Schlagwort Zeitmanagement – was nichts anderes bedeutet als Selbstorganisation.

 

Was kann man also tun, wenn man nicht mehr weiß, wie man sich die eigenen Aufgaben am besten einteilt? Ein paar bewährte und einfache Methoden fassen wir hier zusammen. Bei allen ist das Ziel, sich nicht länger mit unwichtigen Aufgaben zu verzetteln, während Wichtigeres liegenbleibt. 

ABC-METHODE

Es ist ganz simpel: Schreiben Sie Ihre Aufgaben auf. Dann teilen Sie sie in drei Kategorien ein:

A = sehr wichtig, muss sofort erledigt werden

B = weniger wichtig, kann später erledigt oder delegiert werden 

C = unwichtig, kann delegiert oder ganz verworfen werden 

Schon haben Sie Prioritäten gesetzt und können mit den A-Aufgaben starten.

EISENHOWER-METHODE

Diese Methode funktioniert recht ähnlich: Die Aufgaben werden in vier Felder eingeteilt: 1. dringend und wichtig, 2. dringend, aber nicht wichtig, 3. wichtig, aber nicht dringend, 4. weder wichtig noch dringend. Alles, was in Feld 4 gehört, können Sie streichen. Aufgaben aus Feld 1 sollten Sie sofort erledigen, Aufgaben aus Feld 2 können Sie delegieren. Für die Aufgaben aus Feld 3 sollten Sie einen Zeitpunkt festlegen, wann Sie diese selbst erledigen können.

ALPEN-METHODE

ALPEN steht in diesem Fall für: Aufgaben, Termine und geplante Aktivitäten notieren – Länge schätzen – Pufferzeiten einplanen – Entscheidungen treffen – Nachkontrolle. Hier geht es also darum, eine etwas detailliertere Vorausplanung zu erstellen. Auch diese beinhaltet, die Aufgaben nach Wichtigkeit einzuteilen. Denn mit dem Schritt „Entscheidungen treffen“ ist gemeint, unwichtige Aufgaben zu streichen oder zu delegieren.

Natürlich muss jeder für sich die beste Methode finden, vielleicht indem er eine der oben genannten für sich abwandelt. Wichtig ist auf jeden Fall, die Aufgaben aus seinem Kopf heraus und zu Papier zu bringen. Das allein gibt ein Gefühl der Kontrolle zurück, weil man nicht so leicht wieder irgendwas vergisst.

Sich dem Thema Zeitmanagement zu widmen, ist nicht nur für den Joballtag wichtig, sondern auch für Bewerbungen: Den Arbeitgebern ist bewusst, dass ihre Mitarbeiter unter hohem Stress stehen – deshalb sprechen sie das Thema auch in Vorstellungsgesprächen an. Auf Fragen dazu, wie Sie auf Stressphasen reagieren, wie Sie sich Ihre Zeit einteilen und sich selbst organisieren, sollten Sie sich deshalb vorbereiten.