Praktisch, aber riskant: Wenn das eigene Smartphone zum Diensthandy wird

Nur noch 148 Mails checken und deswegen nicht aufbrechen können? In seinem Hit „Nur noch kurz die Welt retten“ hat sich Tim Bendzko davon noch abhalten lassen. In der Praxis aber setzen viele Beschäftige heute auf einen kleinen Trick. Wenn ihnen ihr Arbeitgeber kein Diensthandy zur Verfügung stellt, dann leiten sie eben einfach die geschäftlichen E-Mails auf das eigene Smartphone um.

 

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Das klingt erst einmal clever – aber ganz ungefährlich ist es nicht. Meist braucht es nur ein paar Klicks. Man kann etwa Mails, die auf dem dienstlichen E-Mail-Konto ankommen, einfach automatisch an den privaten Mail-Account weiterleiten. Dann lassen sich die letzten paar Nachrichten, die eintrudeln, noch mal eben auf dem Heimweg lesen und beantworten. Das Telefon auf das eigene Smartphone umzuleiten ist ebenfalls kein Problem. Einer Umfrage des IT-Verbands Bitkom zufolge nutzen drei Viertel der Arbeitnehmer zumindest gelegentlich eigene Geräte für die Arbeit. Das Analyseunternehmen Gartner geht davon aus, dass mehr als die Hälfte aller Beschäftigten, die Smartphones bei der Arbeit nutzen, zu ihren privaten Geräten greifen.

Daten vermischen sich

Viele Arbeitgeber drücken dabei gerne ein Auge zu. Schließlich wird das Team oft auf diese Weise produktiver, und das Unternehmen muss dafür nicht mal Geld ausgeben. Das Problem dabei ist aber, dass sich auf diese Weise geschäftliche und persönliche Daten miteinander vermischen. Ein Beispiel dafür ist das Adressbuch im Smartphone, in dem irgendwann berufliche und private Kontakte einfach nebeneinander abgelegt sind.

Während man beim Adressbuch sehen kann, dass es auf einmal auch Einträge von Geschäftskontakten enthält, bemerkt man bei anderen Anwendungen oft gar nicht, ob und wann sie mit geschäftlichen Daten in Berührung kommen. Mitunter werden zum Beispiel E-Mail-Passwörter kurzzeitig im Webbrowser gespeichert, wenn man die Webseiten-Version des firmeneigenen E-Mails-Dienstes ansteuert.  

Die Cloud hat eigene Regeln

Noch problematischer ist es, wenn Unternehmens-E-Mails an Webmail-Dienste wie Googles Gmail oder Microsofts Outlook.com weitergeleitet werden. Dann werden sie als Kopie in der Cloud der US-Firmen gespeichert. Für private Mails ist das kein Problem. Aber die Dienstmails auf den Servern des Arbeitgebers werden nach den Regeln gespeichert, die der vorgibt. Oft ergeben sich diese Vorschriften aus Verträgen, in denen die Kunden ein bestimmtes Sicherheitsniveau verlangen. In der Cloud von Google und Microsoft hat der Anwender dagegen keine Kontrolle. Er unterliegtden Nutzungsbedingungen dieser Dienste. Und die behalten sich zum Beispiel vor, einen Teil der Daten außerhalb Deutschlands aufzubewahren.

Nutzt man eine App, um E-Mails vom Arbeitgeber zu empfangen, umgeht man zwar dieses Problem. Doch dabei gelangen ebenfalls Nachrichten, die vorher sicher auf dem Server lagen, in eine neue – und in der Regel weniger sichere – Umgebung. Sie werden auf dem Smartphone selbst gespeichert. Und was, wenn man das Gerät verliert? Den E-Mail-Server in der Firma kann man jedenfalls nicht irgendwo liegen lassen.

Eine Abmahnung kann die Folge sein

Auf diese Weise können wichtige oder geheime Informationen aus dem Unternehmen nach außen gelangen. Die Folge kann sein, dass sie dann in falsche Hände geraten. Doch auch ohne Geheimnisverlust besteht das Risiko, dass man bei der Nutzung von privaten Geräten für die Geschäftskommunikation Datenschutz- oder Sicherheitsvorschriften verletzt. Kommt das raus, können sich daraus Abmahnungen, Kündigungen und Schadensersatzansprüche gegen den Mitarbeiter ergeben – auch wenn der nichts Böses im Schilde führte und nur etwas komfortabler arbeiten wollte.

Angesichts der vielen Fallstricke ist es sinnvoll, das eigene Smartphone nicht als Arbeitsgerät zu nutzen. Verlangen darf der Arbeitgeber es übrigens nicht, dass man seine privaten Geräte für die Arbeit zur Verfügung stellt. Wer möchte, dass die Mitarbeiter mobil arbeiten, muss die Mittel dazu bereitzustellen, etwa in Form eines Diensthandys.  Dann hat man zwar im Zweifelsfall zwei Geräte in der Tasche, aber man weiß beim Signalton wenigstens genau, ob der Anruf oder die Mail dienstlichen oder privaten Charakter hat. Und besser Abschalten nach Feierabend kann man damit auch.