Ungeliebt, aber effizient: Online-Formulare zur Bewerbung

Wer sich bei großen Unternehmen bewirbt, kommt in vielen Fällen mit einer E-Mail nicht mehr weit. Viele Firmen akzeptieren mittlerweile nur noch Bewerbungen über Online-Formulare, die sie auf ihren Karriereseiten bereitstellen. Einer Studie zufolge geht inzwischen die Hälfte der Bewerbungen per Formularbewerbung ein.

 

Online Bewerbung

Das Verfahren funktioniert bei fast allen Unternehmen gleich. Zuerst registriert sich der Bewerber und erhält eine E-Mail mit Login-Daten. Dann füllt man Schritt für Schritt ein Online-Formular aus und lädt Anhänge wie ein Bewerbungsbild, Arbeitsproben und den Lebenslauf hoch. Meist sind die Datenmenge und die Zahl der Anhänge begrenzt. Das Format für die Dokumente ist vorgegeben. Oft sind PDF-Dateien gewünscht. Zuletzt prüft man noch mal die Eingaben und klickt dann mit mulmigem Gefühl auf den Sende-Button.

Die Eingabemaske gibt vor, was passiert

Für viele Bewerber ist das eine Umstellung. Selbst zu entscheiden, wie man sich präsentieren will, ist nun nicht mehr möglich. Die Eingabemaske macht unmissverständlich klar, wann welcher Schritt bei der Informationsübermittlung zu erfolgen hat. Und wenn etwas nicht gelaufen ist wie geplant? Dann konnte man früher am Telefon oder im Gespräch ein Missverständnis noch aufklären. Bei der Nutzung einer Formularseite bleibt nur der Blick auf die Fehlermeldung auf dem Bildschirm. 

Kein Wunder also, dass viele Bewerber Formularbewerbungen mit Skepsis betrachten. Nur sieben Prozent der Befragten favorisieren sie als Bewerbungskanal. 83 Prozent würden Unternehmen am liebsten eine E-Mail mit den eigenen Unterlagen schicken, zeigt die Studie.

Der Trend geht zum Onlineformular

Doch das ist immer seltener möglich. Vor allem Personalverantwortliche in großen Konzernen wollen in Zukunft noch mehr auf die Formularbewerbung setzen. Drei von vier Befragten favorisieren Bewerbungen über starre Online-Eingabemasken.

Für große Organisationen ist diese Entwicklung ein Vorteil. Schließlich ermöglicht die Eingabe über die Formulare, die Bewerbungen über ein Kandidatenmanagementsystem zu verwalten. Gerade Unternehmen, die im Monat mehr als 1.000 Bewerbungen bekommen, schaffen es gar nicht mehr, auf andere Weise den Überblick zu behalten. Zwischenbescheide und Absagen werden automatisch verschickt.

Quereinsteiger haben es schwerer

Aber auch Bewerbern helfen die Formulare, weil das System immer sagt, was man wo einzutragen hat. Fehlt eine wichtige Information, gibt es eine Fehlermeldung. Und beim nächsten Anlauf muss man nach der Registrierung nicht alle Daten noch einmal eingeben. Neue Arbeitszeugnisse oder Zertifikate können nachgereicht, der Lebenslauf ergänzt und ein neues Anschreiben hochgeladen werden. 

Diese Form der Bewerberverwaltung macht es für Quereinsteiger allerdings schwerer. Sie werden häufig automatisch aussortiert, obwohl sie bei näherer Betrachtung vielleicht sehr gut für den Job geeignet wären.

Zeit und Ruhe für vollständige Eingaben

Wie also sollte man vorgehen, wenn eine Formularbewerbung verlangt wird? Der wichtigste Tipp ist, sich Zeit für das Ausfüllen des Online-Formulars zu nehmen. Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie an einem ruhigen Ort mit einer stabilen Internetanbindung sind. Nutzen Sie so oft wie möglich die Chance, Ihre Eingaben zu speichern. So müssen Sie bei Störungen oder Verbindungsproblemen nicht von vorne anfangen. Optimal ist es, Texte wie das Anschreiben offline zu verfassen und erst mit dem fertiggestellten Material die Bewerbung per Formular zu starten.

Wichtig ist auch, alle Eingabefelder vollständig auszufüllen. In der Regel werden die Angaben zu Ausbildung und Berufserfahrung standardisiert abgefragt. So können die Personaler intern die geeigneten Kandidaten über Suchfunktionen finden. Deshalb ist es wichtig, alle Felder auszufüllen. Sollten bei einem Auswahlmenü nicht genau Ihre Ausbildung, Ihr Abschluss oder Ihre Branche aufgeführt sein, wählen Sie die beste Alternative. Jedes nicht ausgefüllte Feld kann dazu führen, dass man nicht gefunden wird. Vermeiden Sie den Auswahlpunkt „Sonstige“.

Nutzen Sie auch die Freitextfelder, um Schlüsselbegriffe, die für die Position wichtig sind, unterzubringen. Freitextfelder werden ebenfalls in der Regel automatisch durchsucht. Und schreiben Sie bitte sorgfältig. Das Freitextfeld ersetzt im Online-Formular das Anschreiben bei einer klassischen Bewerbung. Auch hier sind also Rechtschreibfehler tabu und Höflichkeit selbstverständlich. 

Durch die Online-Formulare ändert sich also einiges für die Bewerber. Vor allem wird der Prozess strukturierter. Und es ist schwerer, kreativ an die Bewerbung heran zu gehen. Klar ist auch: Das Sortieren - und Aussortieren -  übernimmt immer öfter die Software. Es ist nicht mehr garantiert, dass irgendein Mensch Ihre Bewerbung überhaupt zu sehen bekommt. Wichtig ist also erst einmal, alle Vorgaben perfekt zu beachten. Für kreative Ideen ist dann das Vorstellungsgespräch der richtige Ort.