Heute empfinden es Mitarbeiter als Segen, wenn sie ihre eigenen Geräte für die Arbeit nutzen können. Das gilt besonders für jüngere Arbeitnehmer, deren eigenes Handy, Tablet oder Notebook häufig auf dem neuesten Stand der Technik ist und deutlich besser in Schuss ist als so mancher Unternehmensrechner. Doch es gibt einiges mit dem Arbeitgeber zu klären, damit der Nutzung Ihrer privaten Geräte funktioniert.
„Nicht ohne meinen Mac!“
Die meisten Menschen lieben es, bei der Arbeit die eigene Hardware nutzen zu dürfen. Zumal sich die Mitarbeiter in der Regel mit den eigenen Geräten viel besser auskennen und so nicht auch noch zwischen Betriebssystemen wechseln müssen.
Doch Bring Your Own Device (BYOD) wirft viele Fragen auf: Wer haftet für die Hardware? Wie können berufliche und private Daten strikt getrennt werden? Und wer zahlt für Datenverbrauch, Reparatur oder Neuanschaffung?
Verantwortlichkeiten sind zu klären
„Oops“ – Vor allem, wenn etwas schiefgeht, ist es wichtig, dass die Verantwortlichkeit geklärt ist.
Unternehmen sind in der Pflicht
In Deutschland und Europa unterliegen Datenschutz, Lizenzrecht und Steuern deutlich strengeren Regeln als beispielsweise in asiatischen Ländern. Besonders kritisch ist das Thema Datenschutz. Denn der Arbeitgeber verpflichtet sich rechtlich, dass Mails und Dokumente geschützt und aufbewahrt werden. Das Unternehmen muss dafür sorgen, dass alle Daten auf dem privaten Gerät ebenso sicher sind, wie sie es auch auf der unternehmenseigenen Hardware wären.
Das lässt sich zum Beispiel durch eine konsequente Verschlüsselung und durch die strikte Trennung beruflicher und privater Daten gewährleisten. Erreichen können Sie diese durch eine sogenannte Container-Lösung, einen geschützten Bereich für alle beruflichen Daten. Bei einem solchen Modell haben Sie unter anderem die Möglichkeit, Unternehmensdaten – auch aus der Ferne – zu löschen.
Nicht nur deshalb empfiehlt es sich, alle privaten Daten (Kontakte, Fotos, wichtige E-Mails) auf einem beruflich genutzten Gerät durch eine Back-up-Lösung regelmäßig zu speichern. Sonst sind die Urlaubsfotos oder die Babybilder unwiederbringlich verloren.
„Sicher ist sicher“ – Auch von privaten Daten sollte man bei beruflich genutzten Geräten regelmäßig ein Backup anfertigen.
BYOD und die Work-Life-Balance
BYOD bietet viele Vorteile: die Kostenübernahme durch den Arbeitgeber, das Handling aller Daten mit nur einem Gerät, kein lästiges Hin und Her mehr... Aber Arbeitnehmer sollten sich auch bewusst darüber sein, dass BYOD sie vor Herausforderungen stellt: Wer abends das Smartphone privat nutzt, ist schnell versucht, auch gleich noch die beruflichen E-Mails zu checken.
Schon sitzen Sie in der "Always On"-Falle. Eine Regelung mit dem Arbeitgeber, dass beispielsweise nach 18 Uhr keine E-Mails vom beruflichen Server mehr zugestellt werden, ist bereits in zahlreichen Konzernen gängige Praxis. Besprechen Sie also ruhig mit Ihrem Vorgesetzten, was er von Ihnen erwartet und was Sie bereit sind, zeitlich zu investieren.
„Hände weg“ von beruflich genutzter Hardware
„Beruflich genutzte Hardware gehört nicht in die Hände von Kindern oder anderen Familienmitgliedern. Beachten Sie, dass das Speichern der beruflichen Daten auf nicht registrierten Geräten oder die Weitergabe an Dritte absolut tabu ist. Das heißt konkret: Sie sollten Ihr Smartphone, Tablet oder Laptop nicht den Kindern zum Spielen überlassen. Zu groß ist die Gefahr, dass sich beispielsweise Schad-Software einfängt oder eine berufliche E-Mail aus Versehen an Unbefugte weitergeleitet oder gelöscht wird.
Auch im Schadensfall können Sie nicht einfach zum Reparatur-Shop um die Ecke gehen, sondern müssen Ihren Arbeitgeber informieren, da nur er Zugriff auf die sensiblen beruflichen Daten haben darf und dafür gegenüber Kunden und Geschäftspartnern haftet.
Das Kleingedruckte rund um die eigene Hardware
Sollte Ihr Unternehmen also BYOD anbieten, sprechen Sie Ihren Arbeitgeber auf die steuer-, haftungs- und arbeitsrechtlichen Konsequenzen an. Hierzu sollte die Personalabteilung eindeutige Antworten haben. Auch der Betriebs- oder Personalrat ist im Idealfall gut über das BYOD-Modell des Unternehmens informiert und kann Auskünfte erteilen.
In jedem Fall sind folgende zu Punkte klären und schriftlich festzuhalten:
- Modell, Alter und Neupreis des eingesetzten Geräts
- Trennung von geschäftlichen und privaten Daten
- Wartung und Aktualisierung von Software, Sicherheits-Updates usw.
- Berichtslinie bei Verlust oder Diebstahl
- Haftung bei Malware, Viren, Verlust oder Diebstahl
- Kostenübernahme für Datenverbrauch
- Herausgabe der betrieblichen Daten/SIM-Karte nach Beschäftigungsende
Zeitraum der Nutzung (Geschäftszeiten oder auch Erreichbarkeit darüber hinaus?) - Reparatur und Neuanschaffung
In dem Whitepaper „BYOD-Modelle rechtlich absichern“ von Virtual Solutions, erfahren Sie, welche Aspekte bei BYOD zu beachten sind und welche Themen mit ihrem Arbeitgeber zu besprechen sind, damit der Nutzung Ihrer privaten Geräte im Job nichts mehr im Wege steht.
