Projekte sind in der Regel mit hohem Aufwand verbunden und haben oft Veränderungen als Folge. Beteiligt sind dabei Stakeholder mit völlig unterschiedlichen Interessen: Auftraggeber, die ein Budget freigeben, interne Experten und externe Freelancer, die das Projekt als Team durchführen. Doch es gibt auch Mitarbeiter, die als Projektkunden von den Ergebnissen betroffen sind.

Projektmarketing ist auch ein Stück weit Prävention

Projektmarketing ist also einerseits ein Stück Überzeugungsarbeit, das während jeder Phase des Projekts parallel zu den regulären Projektprozessen notwendig ist. Andererseits ist die fortlaufende Kommunikation mit den Beteiligten auch ein Instrument, um negativen Entwicklungen vorzubeugen oder diese professionell zu managen.

Wie aber betreibt man erfolgreiches Projektmarketing? Wichtig ist dabei, dass Projektmarketing-Aktivitäten Aufwand bedeuten. Die entsprechenden Ressourcen sollten als Arbeitspakete Teil des Projektstrukturplans sein. Ein Budget für das Projektmarketing ist ebenso vorab zu definieren.

Erfolgsrezepte für jede Projektphase

Bei der Umsetzung gibt es je nach Projekt­phase unter­schiedliche Erfolgs­rezepte.

Projektstart

Zum Projektstart ist es am wichtigsten, Entscheider davon zu überzeugen, dass sie die notwendigen Ressourcen bereit­stellen, um das Projekt­ziel zu erreichen. Hierfür sind eine griffige Darstellung des Projekt­ziels sowie ein solider Projekt­plan die wichtigsten Medien. Es muss klar sein: Was wollen Sie erreichen? Und welchen Aufwand bedeutet das für die Organisation?

Zum Projektstart ist es ebenfalls erfolgs­kritisch, den beteiligten Mitarbeitern und Freelancern einen Überblick über Ziel und Umfang des Projekts zu vermitteln. Hierfür ist ein Kick-off-Meeting das geeignete Format. Es muss klar sein: Was wollen wir zusammen erreichen? Wie ist dafür der Zeit­rahmen? Wie sehen die Meilen­steine aus? Und wer übernimmt welche Aufgaben?

Projektverlauf

Im Projektverlauf ist es wichtig, die Projekt­kunden – etwa die zukünftigen Anwender einer Software – vom Sinn des Projekts und seinem Ziel zu über­zeugen. Dies kann durch Mitteilungen im Intranet oder über andere interne Medien geschehen. Auch die direkte Projekt­arbeit ist eine Möglichkeit für das Projekt­marketing. Wann immer Projekt­kunden beteiligt sind – als Fach­leute oder um Anforderungen zu definieren – bietet sich die Chance, Nutzen und Ziele des Projekts noch einmal in Erinnerung zu rufen. Für das Projekt­marketing ist es eben­falls wichtig, zu kommunizieren, wie Rück­meldungen und fachlicher Input von dieser Gruppe in die weitere Planung einbezogen werden. So wird das Projekt als Vorhaben wahr­genommen, bei dem es sich zu beteiligen lohnt, weil Ideen und Rück­meldungen nicht folgenlos in einem schwarzen Loch verschwinden. Give-Aways mit Projektlogo sind als Dankeschön für die Mühe und die Mitarbeit ein unschlag­bares Mittel, um als Projekt­team bei Projekt­kunden einen nachhaltigen Eindruck zu hinterlassen.

Auch das Projektteam sollte im Verlauf des Projekts ins Projekt­marketing mit einbezogen sein. Dies geschieht in der Regel im Zuge der normalen Projekt­kommunikation. Status­reports, der Termin- und Meilen­stein­plan oder der Projekt­struktur­plan sind die geeigneten Medien, um Informationen zum Projekt­fortschritt auszu­tauschen. Dabei sollte kein Unterschied bestehen, ob interne Mitarbeiter oder externe Spezialisten adressiert werden. Alle Beteiligten müssen alle Fakten kennen und mit Begeisterung dabei sein,

Projektende

Jeder Entscheider erwartet einen Nachweis über die Verwendung der Ressourcen, die er bereit­gestellt hat. Eine saubere Dokumentation nach dem Projekt­abschluss ist daher Pflicht – und gleich­zeitig auch ein Teil des Projekt­marketings. Im Abschluss­bericht wird nach­gewiesen, was das Ergebnis des Projekts ist, warum das Vorhaben aus geschäftlicher Sicht tatsächlich sinnvoll war und welcher Nutzen entstanden ist. Bei der Prüfung des nächsten Projekts wird die Qualität dieses Dokuments eine Rolle spielen. Neben einer sauberen Projektdokumentation empfiehlt sich eine Abschluss­präsentation, in der Kern-Fortschritte allgemein­verständlich dargestellt sind.

Um nach dem Projekt­abschluss Mitarbeiter und weitere Stakeholder im Rahmen des Projekt­marketings zu informieren, bietet sich die Publikation der Projekt­ergebnisse in einer internen Firmen­zeitung und im Intranet an. Je nach Projekt­umfang sind auch Mitarbeiter-Informations­veranstaltungen und Präsentations-Roadshows eine Möglichkeit. So erfahren die Mitarbeiter in der Breite vom Erfolg der gemeinsamen Anstrengung. Aushänge (am besten in der Kantine) oder die Nutzung von Glas­vitrinen sind im digitalen Zeitalter weiterhin probate Mittel, um Projekt­erfolge zu übermitteln.

Fazit: Projekt­marketing ist eine Form der permanenten Überzeugungs­arbeit, bei der je nach Projekt­status und Adressat der Botschaft unter­schiedliche Kanäle sinnvoll sind. Das wichtigste Marketing­instrument zur Umsetzung des Projekt­marketings sind jedoch der Projekt­leiter und die Projekt­mitarbeiter selbst. Sie alle betreiben durch ihre Handlungen fort­laufend bewusst und unbewusst Marketing für ihr Projekt – im positiven wie im negativen Sinne.