Mit dem Handschlag besiegeln, Kaufmannsehre, Gentlemen Agreement, ... Wir kennen viele Ausdrücke, um mündliche Absprachen zu benennen. Etliche stammen aus einer Zeit, in der sich Geschäftspartner noch Auge in Auge gegenüberstanden und ein mit kräftigem Händedruck besiegelter Deal unumstößlich war. Im modernen Arbeitsleben treffen wir täglich Dutzende Absprachen oder sogar noch mehr. Wir treffen sie in Meetings, am Telefon, in der Videokonferenz – manchmal sogar über Kontinente, Zeitzonen, Sprach- und Kulturbarrieren hinweg.

Wie können wir da noch sicherstellen, dass eine mündliche Vereinbarung tatsächlich gilt?

Mündliche Vereinbarungen festhalten

Smart oder riskant?

Wenn es schnell gehen muss, sind Vereinbarungen „auf Zurufʺ unschlagbar. Wer macht, was, wann und wie? Das geht häufig ohne große Meeting-Runden und Protokolle. Schwierig wird es immer dann, wenn sich einer der Partner nicht mehr an das Vereinbarte erinnert, etwas falsch verstanden haben will oder einfach nicht die gleiche Priorität setzt wie man selbst.

Mündliche Absprachen sind nur dann ausreichend, wenn es um Unkritisches geht. Alles, was für den Erfolg eines Projekts wichtig ist, sollten Sie schriftlich festhalten. Das sind zum Beispiel Zielvereinbarungen, finanzielle Absprachen oder Personalentscheidungen. Das schafft Sicherheit für alle Beteiligten. Schriftliches Festhalten von Absprachen wird im Business-Umfeld umgangssprachlich oft als „C.Y.A.ʺ-Methode belächelt. C.Y.A. steht für "cover your ass", d.h. um den eigenen Hintern zu retten. Wer jedoch schon mal mangels schriftlich fixierter Absprachen in die Bredouille kam, weiß wie unerlässlich das ist.

Absprachen fixieren ohne viel Zeitaufwand 

Das Festhalten wichtiger Absprachen ist im Business unerlässlich. Damit Sie nicht zu viel Zeit in umfangreiche Protokolle stecken und alle beteiligten Personen korrekt informieren, befolgen Sie einfach unsere Tipps.

4 Tipps, wie Sie Absprachen festhalten

1. Checkliste verinnerlichen 

Damit können Sie idealerweise schon während des Gesprächs Absprachen zusammenfassen:

• Wer sind die Gesprächspartner?
• Was haben diese konkret vereinbart? 
• Wer tut was bis zu welchem Zeitpunkt und gegebenenfalls mit wem? 
• Was ist das Ziel der Vereinbarung und wer kontrolliert das? 

2. Informieren Sie die relevanten (!) Beteiligten

Nichts nervt mehr als unzählige E-Mails, in denen man im cc steht. Doch alle sind froh, wenn wichtige Entscheidungen mitgeteilt und archiviert werden und folglich bei Bedarf schnell zur Hand sind. Überlegen Sie gut, wer die Information wirklich benötigt, um die allgemeine E-Mail-Flut etwas einzudämmen. Die oben genannte Checkliste reicht völlig aus, um Absprachen festzuhalten. Darauf sieht jeder Beteiligte*r mit einem Blick, wer was wann zu tun hat.

3. Das ungeliebte, doch notwendige Protokoll

Größere Meetings mit offiziellem Charakter, die eventuell gemeinsam mit Kunden durchgeführt werden, benötigen ein umfangreiches Protokoll. Hier sind alle Absprachen aus dem Geschäftstermin festzuhalten und den Teilnehmern und Teilnehmerinnen zur Überprüfung und Freigabe im Nachgang zuzuschicken. Sind alle einverstanden bzw. alle Änderungen eingefügt, kann das Protokoll in seiner finalen Version archiviert und allen zur Verfügung gestellt werden. Es bietet sich an, dieses Protokoll zusammen mit der Einladung zum nächsten Meeting erneut zu versenden, um alle Teilnehmenden an die letzten Vereinbarungen zu erinnern.

4. Werden Sie kreativ

Das menschliche Gehirn erinnert sich an Bilder und Emotionen viel stärker als an Geschriebenes. Deshalb sind im Business-Umfeld Sketchnotes sehr beliebt. Sie visualisieren Ideen aus dem Brainstorming ebenso wie geschäftliche Absprachen oder Strategie-Entscheidungen. Mit etwas Übung können auch ungeübte Sketchnotes-Protokolle anfertigen. Die so entstandenen Skizzen lassen sich abfotografieren oder einscannen und an alle Teilnehmer*innen verschicken. Am besten, Sie hängen die Sketchnotes an Ihre Bürowand. Dann haben die wichtigsten Absprachen stets vor Augen!

Beispiele für besonders gelungene Sketchnotes gibt es beispielsweise auf diesem Pinterest-Board https://www.pinterest.de/dougneill/sketchnotes/

Ein tolles englisch-sprachiges Video zum Erstellen von Sketchnotes – extra für Leute, die nicht gut zeichnen können:

Fazit:

Mündliche Absprachen reichen oft nicht aus, wenn Wesentliches besprochen wurde. Das schriftliche Fixieren von Absprachen ist keineswegs spießig, sondern sinnvoll. Und wer es kreativ mag, muss ja nicht zwingend nur auf Buchstaben im Protokoll setzen, sondern kann mit Sketchnotes arbeiten.