Der Software gelingt es inzwischen Menschen beim Spielen, wie Schach oder Go, zu schlagen. Warum sollten sie dann nicht auch in der Lage sein, Tickets im IT-Support zu bearbeiten oder selbstständig Dokumente auszufüllen? Fortschritte beim Software Design und im Bereich der künstlichen Intelligenz (KI) sorgen dafür, dass inzwischen auch hoch­komplexe Vorgänge ohne menschliches Dazutun erledigt werden können. Das Stichwort heißt Robotic Process Automation (RPA) – eine Vokabel, mit der sich auch Personaler*innen vertraut machen müssen.

Der Begriff RPA steht für das Lösen kniffliger Digital-Aufgaben, für die normaler­weise ein Mensch etwas zu leisten hat. Eine RPA-Anwendung kann Texte, Spracheingaben und Bilder erkennen und sie kann Regeln befolgen, die der Mensch vorher definiert hat. So eine Regel lautet beispiels­weise: „Wenn in dem Formular, das du bearbeitest, das rechte Kästchen angekreuzt ist, ordnest du dieses Formular in der Kategorie ‚männlich‘ ein.“ Das Ergebnis ist eine RPA-Lösung, die eingescannte Papier­formulare sortiert.

Erste Versiche­rungen nutzen diese Lösungen

Indem die Software so vorgeht, ahmt sie menschliche Arbeits­schritte nach. Dadurch passt die Technologie zum Thema für HR-Abteilungen. Denn vom Einsatz einer RPA-Lösung sind viele Bereiche betroffen. Diese Tätigkeiten haben bisher Menschen übernommen. Ein RPA-Werkzeug kann Pass­wörter zurücksetzen oder Tipps übermitteln, wenn es um Hilfe gebeten wird. Damit ist es in der Lage Aufgaben von gut ausgebildeten IT-Profis zu über­nehmen, etwa aus dem Support.

Doch damit bleibt die Entwicklung nicht stehen. Erste Versicherungen nutzen derartige Lösungen bereits, um Versicherungs­vorgänge zu bearbeiten. Auch in der Buch­haltung, im Kunden­dienst oder im Personal­management finden sich weitere Back-Office-Prozesse, die auf diese Weise ebenfalls automatisiert werden können.

Beispiele für RPA-Lösungen:

• Daten aus unter­schiedlichen Lohnbuch­haltungs­systemen für Auswertungen zusammen­tragen.
• Nach dem Einstellen eines neuen Mitarbeiters oder Mitarbeiterin automatisch alle für ihn relevanten Weiterbildungs­inhalte aus dem Intranet zusammen­stellen.

Der Teamleiter oder HR-Mitarbeiter, der bisher diese Aufgabe übernahm, hat nun Zeit für andere Aufgaben.

Die Software kann jede regel­basierte Aufgabe übernehmen

Durch die Fähigkeit, menschliche Tätigkeiten genau nachzubilden, erhält das Thema RPA eine große Brisanz. Die Software kann jede regel­basierte Aufgabe genauso gut übernehmen, wie sie heute noch von Menschen ausgeführt wird.

Damit hat das Thema Auswirkungen auf die Bereiche Persona­lentwicklung, Fort­bildung und Personal­management. Gleich­zeitig stellen sich folgende Fragen: Was etwa sollen die Mitarbeiter*innen im IT-Support oder die Sach­bearbeiter*innen in der Versicherung in Zukunft tun, wenn die Software ihre Aufgaben erledigt? Welche Perspektiven eröffnet es für Unternehmen, wenn so gut ausgebildete Menschen wieder mehr Zeit haben?

Im Grunde ist es ja eine gute Nachricht, dass sich die jeweiligen Spezialist*innen nicht mehr um lang­weilige Routine­tätigkeiten kümmern müssen und sich höher­wertigen Aufgaben widmen können.

Einen Engpass wird auch RTA nicht beseitigen: Der sehr hohe Bedarf an gut ausgebildeten IT-Experten bleibt weiter bestehen. Zwar kann der IT-Support personell entlastet werden, erstklassige Hard- und Software­experten werden in den Unternehmen weiter hände­ringend gesucht. Nicht zuletzt, um RPA-Lösungen aufzubauen und diese fort­laufend an neue Prozesse anzupassen.