Geht es Ihnen auch so? Wenn sich Menschen heute über ihre Arbeit unterhalten, fällt immer häufiger das Wort: PROJEKT. Im Folgenden geht es um Projekt­planung und Projekt­phasen.

Von der Trödel­phase bis zum hektischen Endspurt

Wenn Vorhaben scheitern, läuft das in der Regel so ab: Am Anfang glauben alle, noch reichlich Zeit zu haben. Es wird in Ruhe über alles Grund­sätzliche diskutiert. Dann dämmert es langsam, dass die Zeit knapp werden könnte. Und zum Schluss bricht Hektik aus. Alle hecheln einem Ziel hinterher, das kaum noch zu erreichen ist.

So ein Szenario passiert häufiger als vermutet. Eine der wohl am häufigsten zitierten Studien im Bereich des Projekt­managements ist die CHAOS-Studie der Standish Group von 2012: Nur 39 Prozent aller Projekte halten den Zeit- und Kosten­rahmen ein, 43 Prozent überschreiten die festge­schriebenen Ziele deutlich und 18 Prozent scheitern. Auch heutige Projekte sind nicht alle erfolgreich. Doch was sagt uns das?

IT-Projekte scheitern oft an „weichen Faktoren“ und die „harten Faktoren“ werden in der Praxis nach wie vor überschätzt. Kommunikation ist DER Schlüssel­erfolgs­faktor in Projekten, genauso wie Transparenz, Verbindlichkeit, professioneller Umgang mit Risiken, Unsicher­heiten und Spannungen. Agile, iterative und inkrementelle Verfahren und Methoden nehmen an Bedeutung zu, doch das erfordert vielfach ein radikales Umdenken.

Wie müssen Projekt­manager*innen grundsätzlich planen, damit Projekte erfolgreich sind?

5 Phasen in der Projekt­planung

Phase 1: Prioritäten setzen

In der Regel gibt es mehr Projekte als Mitarbeiter und Ressourcen zur Verfügung stehen. Bevor es losgeht, sollte deshalb die Führungs­ebene bestimmen, welche Vorhaben wann umzusetzen sind.

Phase 2: Dem Kind einen Namen geben

Das Projekt-Team arbeitet dann effektiv, wenn jeder genau weiß, worum es bei dem Projekt geht. Die Projekt­leitung hat in dieser Phase Ziele, gewünschte Ergebnisse, Voraus­setzungen und Risiken zu definieren – inklusive eines Planes B.

Phase 3: Projekt­fahrplan entwickeln

Nun beginnt die klassische Planung – das Wer? Was? Wann? Die Projektleiter zerteilen das Vorhaben in handelbare Schritte und Meilen­steine. Dazu kommen Kalkulationen von Dauer, Kosten und Ressourcen für jede Aufgabe. Zudem sind Zeitpunkte für Zwischen­bilanzen festzulegen.

Phase 4: Monitoring während der Projekt­­umsetzung

Während das Team den Plan abarbeitet, ist diese Phase für Projekt­manager geprägt von Kontroll­aufgaben. Regel­mäßige Meetings mit allen Beteiligten beugen Konflikten vor. Zudem lassen sich rechtzeitig Abweichungen vom Fahrplan erkennen und Gegen­maß­nahmen einleiten. Werkzeuge wie ein Gantt-Diagramm helfen beim Soll- und Ist-Vergleich.

Phase 5: Zum Schluss: Ergebnisse präsentieren

Sind alle Arbeiten beendet, erstellen Projekt­manager einen Abschluss­bericht. Dieser fasst die Ergebnisse zusammen und misst die Ziel­erreichung. Nicht vergessen: Zum gebührenden Projekt­abschluss gehört, mit dem gesamten Team angemessen zu feiern.

Back-Plan: Projekte vom Ende her denken

Kluge Projektmanager planen ihre Projekte rückwärts. Bei einem solchen „Back-Plan“ handelt es sich um ein altherge­brachtes militärisches Planungs­prinzip, nachzulesen bei Dietrich Dörner in „Die Logik des Misslingens“. Der Vorteil: Man übersieht nicht so leicht, welche Schritte am Anfang nötig sind, um spätere Schritte durchführen zu können. Es lohnt sich, sich vom eingefahrenen Schema zu lösen und etwas Neues zu probieren.