Es gibt Tage im Berufsleben, da sitzen Sie plötzlich zwischen allen Stühlen. Eine neue E-Mail nach der anderen stapelt sich im Postfach, das Telefon steht auch nicht still. Vorgesetzte, Kolleg*innen, Kunden – alle wollen gleichzeitig etwas und das natürlich möglichst sofort. Wo fangen Sie an? Wie bewahren Sie die Ruhe?

Zeitmanagement bedeutet Selbstorganisation

Zunächst mal ist es gut zu wissen: Das geht nicht nur Ihnen so. Studien belegen, dass jeder dritte Erwerbstätige unter starken Zeitdruck auf der Arbeit leidet. Umso mehr brauchen Arbeitnehmer*innen Strategien, wie sie mit diesem Druck umgehen. Das lässt sich zusammenfassen unter dem Schlagwort "Zeitmanagement" – was nichts anderes bedeutet als Selbstorganisation.

Was können Sie also tun, wenn Sie nicht mehr wissen, wie Sie sich die eigenen Aufgaben am besten einteilen? Ein paar bewährte und einfache Methoden fassen wir hier zusammen. Bei allen ist das Ziel, sich nicht länger mit unwichtigen Aufgaben zu verzetteln, während Wichtigeres liegenbleibt.

ABC-Methode

Es ist ganz simpel: Schreiben Sie Ihre Aufgaben auf. Dann teilen Sie diese in drei Kategorien ein:

A = sehr wichtig, muss sofort erledigt werden
B = weniger wichtig, kann später erledigt oder delegiert werden
C = unwichtig, kann delegiert oder ganz verworfen werden

Schon haben Sie Prioritäten gesetzt und können mit den A-Aufgaben starten.

Eisenhower-Methode

Diese Methode funktioniert recht ähnlich: Die Aufgaben werden sind diesmal in vier Felder einzuteilen:

1 = dringend und wichtig
2 = dringend, aber nicht wichtig
3 = wichtig, aber nicht dringend
4 = weder wichtig noch dringend

Alles, was in Feld 4 gehört, können Sie streichen. Aufgaben aus Feld 1 sollten Sie sofort erledigen, Aufgaben aus Feld 2 können Sie delegieren. Für die Aufgaben aus Feld 3 sollten Sie einen Zeitpunkt festlegen, wann Sie diese selbst erledigen können.

ALPEN-Methode

ALPEN steht in diesem Fall für:

A = Aufgaben, Termine und geplante Aktivitäten notieren
L = Länge schätzen
P = Pufferzeiten einplanen
E = Entscheidungen treffen
N = Nachkontrolle

Hier geht es, um eine detaillierte Vorausplanung. Auch hier geht es darum, die Aufgaben nach Wichtigkeit einzuteilen. Denn mit dem Schritt „Entscheidungen treffen“ ist gemeint, unwichtige Aufgaben zu streichen oder zu delegieren.

Die passende Methode finden

Natürlich muss jeder die für sich passende Methode finden. Möglicherweise lässt sich sogar der eine oder andere oben genannte Punkt für sich abwandeln. Wichtig ist auf jeden Fall, die Aufgaben aus dem eigenen Kopf heraus und auf Papier zu bringen. Allein das gibt ein Gefühl der Kontrolle zurück, weil Sie dann so leicht nichts vergessen.

Sich dem Thema Zeitmanagement zu widmen, ist nicht nur für den Joballtag wichtig, sondern auch für Bewerbungen. Den Arbeitgebern ist bewusst, dass ihre Mitarbeiter*innen unter hohem Stress stehen – deshalb sprechen sie das Thema in Vorstellungsgesprächen häufig an. Bereiten Sie sich deshalb gut vor, wenn Sie Fragen dazu erhalten, wie Sie auf Stressphasen reagieren, wie Sie sich Ihre Zeit einteilen und sich selbst organisieren.